Folosim software-uri de arhivare in mod frecvent. Un astfel de program ne ajuta in a minimiza dimensiunea atasamentelor pentru email, decriptarea arhivelor downloadate de pe internet, compactarea mai multor fisiere intr-unul singur, pentru un “upload” mai usor si mai putin timp consumat, crearea de arhive cu continut personal si parolarea acestora. Totusi, motivul cel mai practic pentru folosirea unui software de arhivare, lasand la o parte compresia datelor, consta in capacitatea de stocare: indiferent de numarul fisierelor, acestea vor fi comasate/grupate intr-unul singur, avand posibilitatea de a adauga comentarii sau note informative asupra continutului, sau orice alt fel de informatie legata de acea arhiva.Instrumentele de arhivare se mai pot folosi, de asemenea, la divizarea in mai multe parti a unor fisiere mari, adaugarea detectiei de erori si securizarea datelor prin encriptie constituind un plus.
Momentan, in topul preferintelor utilizatorilor se situeaza WinZip si WinRar. Motivele sunt diverse, dar, in mare parte au legatura cu designul, stabilitatea, viteza si optiunile arhivarii, securitatea oferita si interfata. Adaugati si licenta pe viata, obtinuta in momentul achizitionarii unui astfel de program si castigul este garantat.
Programe de arhivare a datelor
O alta metoda este arhivarea electronica, care este destinata companiilor mici, medii sau mari si reprezinta procedeul prin care un document fizic este convertit in format digital si exportat intr-o baza de date securizata, pe baza unor criterii prestabilite, comunicate de catre client.
Avantajele acestui tip de arhivare sunt multiple, ca de exemplu eliminarea spatiului necesar depozitarii arhivelor fizice, timp optim de accesare a documentelor, integrarea tuturor documentelor companiei intr-o singura interfata si administrarea facila a acestora, siguranta documentelor – asigurata de existenta copiilor fidele ale documentelor originale.
Procesul de arhivare electronica este secvential, si anume: in prima faza, se analizeaza arhiva fizica a clientului. Ulterior, urmeaza arhivarea electronica a documentelor, iar la final se predau arhiva fizica indexata, arhiva electronica stocata corespunzator, impreuna cu programul de vizualizare a documentelor, iar baza de date este actualizata. Totul se desfasoara intr-un cadru perfect legal, informatia fiind protejata de anumite conditii si proceduri de securitate foarte bine definite, in caz contrar aplicandu-se sanctiuni, conform prevederilor Legii nr. 135/2007.
Furnizori de arhivare electronica, document management
- Xor IT Systems
- Imaging
- Terradox Solutions
- NETVision System
- Ekeep Romania
- RoScan
- Tipo Direct SRL
- mag.NET Software Solutions
- MGT Educational
- SoftMentor
- SC. STEFADINA COMSERV S.R.L.
- Interconsult
- DigitalSquad
Articole online despre arhivarea electronica
Arhivarea electronica in viitor, un birou fara hartii?
Arhivarea documentelor aduce marje de profit de 26%
Arhivarea electronica – un must have al companiilor secolului XX
90% din companii au votat pentru arhivare electronica
6 sfaturi pentru un birou fara documente tiparite pe hartie
IBM si Network Appliance ofera noi solutii de stocare pentru IMM-uri
