Odata cu reglementarea activitatilor de emitere si de transmitere a facturilor in forma electronica, Legea nr. 260 din 19 iulie 2007 readuce in atentia agentilor economici notiunea de semnatura electronica.
Atat factura in forma electronica, cat si bonul fiscal sau chitanta in forma electronica trebuie sa intruneasca toate conditiile impuse de lege, ca si cele de pe suport de hartie, dar trebuie sa poarte in plus marca temporala si sa fie semnate cu semnatura electronica.
Desi semnatura electronica este relativ necunoscuta pe piata romaneasca, aceasta poate fi un instrument foarte util pentru societatile comerciale care incheie contracte la distanta.
Ce este semnatura electronica?
Definita inca din anul 2001 de Legea 455, semnatura electronica (sau semnatura digitala) nu este o semnatura scanata, o iconita, o poza, o holograma, sau un smart card, ci este de fapt un cod personal unic, alcatuit din informatii in format electronic, generate si stocate pe un dispozitiv securizat si se ataseaza calculatorului. Semnarea electronica se realizeaza prin atasarea codului unic la documentele de pe calculator care trebuie semnate.
La ce foloseste
Semnatura electronica se poate aplica unui document in format electronic, redactat sau obtinut prin intermediul programelor informatice, ca de exemplu:
- Documente MS Word (contracte, documente, notificari, retete medicale, etc. )
- Documente Excel (rapoarte financiare, state de plata a salariilor, note de comanda, etc.)
- Documente Adobe Acrobat (PDF) (la fel ca si cele in MS Word, insa superioare ca aspect si securitate a integritatii informatiilor)
- Fotografii digitale (constatari, mostre, comanda de produse, etc.)
- Programe executabile sau proiecte realizate prin programe informatice specifice
- Programe expert de gestiune a documentelor (documente ale administratiei publice centrale si locale, documente care urmeaza sa fie arhivate in cadrul arhivelor electronice din cadrul unor Data Centre, etc. )
- Documente rezultate din prelucrarea datelor contabile si fiscale (declaratii de impunere, documente de plata catre Bugetul de Stat, etc. )
Avantajele semnaturii electronice inseamna economii semnificative de timp, bani si efort (prin posibilitatea realizarii de tranzactii la distanta si eliminarea lucrului cu hartii), cheltuielile de achizitie a dispozitivului fiind intre 50 si 150 euro.
Mentiuni legislative
Legea romana introduce doua tipuri de semnaturi: semnatura electronica si semnatura electronica extinsa, prima avand mai degraba rolul de a indica apartenenta documentului (fara valoare juridica), iar a doua fiind recunoscuta ca echivalent al semnaturii olografe (de mana).
Semnatura electronica extinsa este recunoscuta legal, are aceeasi valoare ca semnatura olografa si indeplineste urmatoarele conditii:
- Este unica pentru fiecare utilizator;
- Asigura identificarea celui care semneaza;
- Documentele semnate electronic nu mai pot fi modificate (de altcineva decat semnataraul), orice modificare ulterioara ducand la invalidarea semnaturii.
Semnatura electronica serveste ca metoda de identificare a semnatarului si este stocata pe suport magnetic securizat. Intre cele doua tipuri (semnatura simpla/semnatura extinsa), exista diferente de regim juridic:
Numai semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii este asimilata, in privinta conditiilor si efectelor sale, cu semnatura olografa.
"Certificatul digital reprezinta o colectie de date in forma electronica ce atesta legatura dintre datele de verificare a semnaturii electronice si o persoana, confirmind identitatea acelei persoane". (Lg. 455/2001).
Certificatul se considera calificat si are recunoastere legala daca este eliberat de catre Autoritatea de Certificare - Digisign Romania si daca este generat si stocat pe un dispozitiv securizat (smart card sau e-token).
Citeste si legea nr. 455 /2001 privind semnatura electronica, publicata in Monitorul Oficial nr. 429 din 31 iulie 2001
